参会资助实施细则 （试行版）
在遵循《上海外国语大学研究生国际学术会议参会资助实施办法》（上外办〔2012〕50号文，上外研〔2018〕18号第一次修订）的基础上，并在该实施办法第一章第二条允许的范围之内，我院根据具体情况特制定本实施细则。我院研究生国际学术会议参会资助在学院学术委员会指导下具体组织开展项目申报、审批立项、经费资助和实施总结等各项工作。实施细则具体内容如下：
资助对象与要求
申请者须满足以下基本条件和要求：
1、申请者须为我校正式注册且在基准学制年限内的全日制在读研究生（含定向就业研究生）。
2、申请者须身心健康，政治素质过硬，无违纪违法行为，科研能力较强，外语水平较高，具有用英语（或其他外语）自由会话、宣读论文、进行学术交流的能力。
3、申请者所参加的国际学术会议应为我院认定的本学科专业领域高水平的学术会议，原则上是国际权威学术团体直接组织召开、出版正式会议论文集并由国际知名索引机构检索、水平较高、组织成熟、定期召开的序列国际学术会议；
申请者须以第一作者或导师第一作者本人第二作者身份向会议主办方提交参会论文，以上海外国语大学为第一署名单位，有会议的正式邀请函，论文被会议接收，并有作“口头报告”或“论文张贴”的有效证明；
申请者所参加的国际学术会议主题应与本人所学专业领域紧密相关；
申请者参加国际学术会议的时间一般在2周以内，且会期应在完成学位
论文答辩之前；
申请者积极申报国家公派研究生出国留学项目或获得导师（课题组）配
套资助的可酌情优先考虑；
申请者同期内获得学校海外交流基金其他项目资助的不得再行申请本项
目资助。
资助标准与范围
（一）学院可充分发挥本项目资助的引导作用，积极多方筹措资金，包括导师配套经费支持，资助更多研究生参加高水平国际学术会议。
根据会议地点不同，予以不同的资助上限标准：
会议地点在大陆境内的，每人最高资助额不超过2,000元人民币；
会议地点在港澳台地区的，每人最高资助额不超过5,000元人民币；
会议地点在亚洲国家和地区（不含大陆境内、港澳台地区）的，每人最
高资助额不超过8,000元人民币；
会议地点在亚洲以外国家和地区的，每人最高资助额不超过10,000元人
民币。
该标准为资助上限，资助金额将不超过研究生在外参加会议总的费用。
资助范围具体可包括：
差旅费，参照当时铁路系统最经济的票次核算（大陆境内可考虑动车或
高铁二等座标准）或经济舱机票标准（大陆境外）；
住宿费，可参照我校教师国际学术会议参会的住宿标准，未达到该住宿
标准的费用应实报实销，超出部分应自付。
会议注册费；
4、签证相关费用。
资助额度主要考虑以下因素：
会议等级、影响力；
论文宣读、录用、获奖情况；
体现论文价值的其它情况，如论文作为特邀报告或主题报告宣读；
会后的总结报告及交流分享情况。
资助范围及额度将根据上述情况分等级资助。若会议主办方已提供往返交通费等方面资助，则已获资助的资费项目学校不再予以重复资助。
资助经费不予预支，采取会后经费报销的方式进行。
额外奖励
专家评审小组根据会议论文质量、大会发言、论文集出版等情况审核，酌情予以额外奖励。
申报与审批程序
（一）我院依据我校实施办法及本院实际情况，制订项目资助实施细则。
1、学院实施细则试行期间，由学院专家评审小组审核研究生参会资助资格，具体资助额度由专家评审小组审核决定。
2、实施细则中的自定资助标准如超出学校规定的上限标准，凡超出部分一律由我院自筹资金或导师配套资助，不得使用本项目资助经费。
3、凡本项目申请者，必须达到学校规定的基本参会要求。不符合学校基本要求的参会者，我院可根据本院实际情况予以资助，但所用资助经费一律由我院自筹资金或导师配套资助，不得使用本项目资助经费。
4、实施细则经院学术委员会审议通过后，报研究生院备案，及时公开发布予本单位所有研究生知晓，具体组织开展项目申报、审批立项、异议受理、经费报销和实施总结等工作。
（二）研究生根据我院要求提交申请，并需满足以下基本要求：
为提高审核效率，可在国际学术会议召开3-4周前递交以下材料：
会议简介（包括会议背景材料、征文通知等）；
会议主办方出具的正式邀请函（原件或扫描件交由审核，复印件留存）；
论文的会议录用证明（原件或扫描件交由审核，复印件留存，如会议召
开前不能提供，会议结束后务必补交）；
会议日程安排或含日程安排的会议手册（如会议召开前不能提供，会议结束后务必补交）。
申请者须在会议结束后2周内（遇寒暑假及法定假日顺延）及时向学院提交以下后续材料（包括电子版和纸质版）：
会议日程安排（含本人发言或报告的日程页，会议前已提交但日程有变动请补交最新日程安排，原件或扫描件交由审核，复印件留存）；
护照首页及标有出入境日期页面（针对境外参会人员，原件供审核，复印件留存）；
参会总结（不得少于1,000字，纸质版由本人和导师签字）；
论文全文（电子版为WORD文档，纸质版由导师审核签字）；
参会获取的学术信息资料（包括会议论文集等）原件或扫描件；
参会情景照片3-5张（高清）；
申请者须在研究生管理系统中填报国际交流经历相关信息并提交审核。
（三）申请者提出申请，由我院学术委员会组织评审，确定立项资助名单，公示无异议后，及时通知申请者办理其他相关手续。审批、报销的具体流程环节由我院发布的资助实施细则确定。
绩效评估
我院每年应至少组织1次研究生国际学术交流报告会，听取本单位师生的意见和建议，总结项目实施、经费运行情况，并于每年年底将全年资助情况总结报送研究生院审核备案。
附则
本细则自2019年3月1日起施行。我院对上述细则拥有解释权，除了与我院具体相关的部分之外，均按照《上海外国语大学研究生国际学术会议参会资助实施办法》（上外办〔2012〕50号文，上外研〔2018〕18号第一次修订）执行。
附件：
参会类相关表格.zip
